Handschriftliche Aufmaße werden in Minuten zur fertigen Excel-Tabelle

Das Problem

KSR prüft für seine Kunden Aufmaße und Rechnungen aus Gewerken wie Elektro, Sanitär und Heizung. Die Lieferanten schicken ihre Aufmaße als gescannte oder handschriftliche PDFs. Bevor geprüft werden kann, muss jede einzelne Position von Hand in die Abrechnungssoftware getippt werden.

Bei bis zu 265 Positionen je Aufmaßblatt sind das schnell ein bis zwei Stunden pro Rechnung, in Summe rund 24 Arbeitsstunden im Monat und etwa 1.500 Euro Personalkosten, allein fürs Abtippen. Klassische OCR-Tools scheitern an der Bildqualität und der Handschrift.

Die Lösung

Wir haben ein Werkzeug gebaut, in das ein Aufmaß-PDF hochgeladen wird, egal ob maschinell erzeugt, gescannt oder handschriftlich. Die KI erkennt Positionsnummern und Mengen und gibt sie als saubere Excel-Tabelle im exakten Import-Format der KSR-Software aus. Digitale PDFs werden direkt ausgelesen, Scans und Handschrift über ein Vision-Modell mit Datenresidenz in der EU.

Entscheidend ist der Umgang mit Unsicherheit: Auffällige Mengen, mehrdeutige Einheiten oder unklare Werte werden gelb markiert, statt sie blind zu korrigieren. Der Mensch prüft immer und behält die volle Kontrolle, bevor etwas in die Software wandert.

Das Ergebnis

Der härteste Test war ein 130-seitiges, komplett handschriftliches Aufmaß mit 265 Positionen. Das Ergebnis: alle 265 Positionen wurden erkannt und keine einzige erfunden. Knapp 90 Prozent der Mengen wurden auf Anhieb exakt gelesen, der Rest sauber als unsicher markiert, sodass der Mensch gezielt nur diese Stellen prüft.

Aus rund 24 Stunden Abtipparbeit im Monat wird eine Kontrolle in Minuten. Die frei gewordene Zeit fließt in die eigentliche Prüfarbeit. Seit dem 1. Juli 2026 ist das Tool live und produktionsreif.

• 130 Seiten Handschrift, 265 Positionen: 100 Prozent erkannt, keine erfunden
• Rund 24 Arbeitsstunden pro Monat frei, etwa 1.500 Euro Kosten gespart
• Unsichere Werte werden markiert, nicht blind korrigiert, der Mensch prüft immer
• Ausgabe direkt im Import-Format der Abrechnungssoftware, kein Nacharbeiten
• EU-konform: Vision-Modell mit Datenresidenz in der EU, Server in Deutschland