Das gesamte Projektwissen durchsuchbar, mit Quelle und ohne erfundene Antworten

Das Problem

Als Ingenieurbüro für Technische Gebäudeausrüstung ist BWI an die HOAI gebunden: Das Honorar ist nach oben gedeckelt, mehr Marge geht nur über mehr Effizienz. Gleichzeitig steckt das wertvollste Kapital, das Wissen aus Jahrzehnten Projektarbeit, verteilt über hunderttausende Dateien auf mehreren Laufwerken.

Die Frage „Hatten wir nicht schon mal ein ähnliches Projekt?" hieß in der Praxis: lange suchen, bei den Kollegen nachfragen, alte Berichte durchblättern. Und wer stattdessen zu ChatGPT griff, ging ein massives Datenschutz-Risiko ein: Projektinterne Unterlagen aus sensiblen öffentlichen Projekten dürfen dort nicht hochgeladen werden. Das ist keine Grauzone, das ist schlicht verboten.

Die Lösung

Wir haben ein KI-Wissensmanagement gebaut, das ausschließlich die eigenen Projektunterlagen von BWI durchsucht und Fachfragen in Sekunden beantwortet, immer mit Quellenangabe. Es ist, als würdest du einen Mitarbeiter fragen, der alle Projekte der letzten Jahrzehnte in- und auswendig kennt: Er kann jeden Bericht, jedes Protokoll und jedes Detail in Sekunden erklären und sagen, wo es steht. Eine hybride Suche kombiniert semantisches Verständnis mit exakter Begriffssuche, sodass auch DIN-Normen, Projektnummern und LV-Positionen zuverlässig gefunden werden.

Der Kern ist eine mehrstufige Prüfung: Ein erster Schritt entwirft die Antwort nur aus belegten Textstellen, ein zweiter prüft jede einzelne Aussage gegen die Quelle, ein dritter formuliert das Ergebnis neutral. Findet das System keinen Beleg, sagt es ehrlich „nicht belegt", statt etwas zu erfinden. Alles läuft DSGVO-konform auf einem Server in Deutschland, das Sprachmodell in der EU mit Training-Opt-out, der Zugriff auf die Quelldaten über einen verschlüsselten Tunnel.

Das Ergebnis

Das Wissensmanagement-System ist mit rund 2,9 Millionen Textbelegen aus über 45 Projekten gefüllt. Über eine automatische Synchronisation werden mehrmals pro Woche alle neuen Daten, die auf den Server geladen werden, automatisch in das System übernommen. Jede Antwort ist mit Datei und Projektnummer belegt und damit nachprüfbar: kein Vertrauen in eine Blackbox, alles quellenbasiert und zitierbar.

In der Validierung zeigte sich genau das, worauf es ankommt: Nach einer Photovoltaik-Anlage gefragt, die es im Projekt gar nicht gab, hat das System die Antwort korrekt verweigert, statt zu halluzinieren.

• Rund 2,9 Millionen Textbelege aus über 45 Projekten in Sekunden durchsuchbar
• Jede Antwort mit Quelle: Dateiname und Projektnummer, voll nachprüfbar
• Mehrstufige Prüfung sagt ehrlich „nicht belegt" statt zu erfinden
• Hybride Suche findet Semantik und exakte Begriffe wie DIN-Normen und LV-Positionen
• DSGVO-konform: Server in Deutschland, Sprachmodell in der EU mit Training-Opt-out