Eingangs- und Prüfstempel für ganze Dokumentenpakete, vollautomatisch

Das Problem

Als Prüfingenieurbüro muss Alof & Harzer jedes eingehende Prüfdokument stempeln: beim Eingang den Eingangsstempel, nach der Prüfung den Prüfstempel des Prüfingenieurs. Die Dokumente kommen über das Bauportal ELBA, in Paketen mit rund 150 Dokumenten, mehrfach pro Woche.

Von Hand heißt das: ZIP öffnen, jedes Dokument einzeln öffnen, den richtigen Stempel auswählen, Datum und Werte eintragen, den Stempel platzieren, speichern, wieder ablegen, und am Ende alles wieder verpacken. Selbst wenn das pro Dokument nur zwei Minuten dauert, sind das bei einem Paket rund fünf Stunden reine Klickarbeit.

Die Lösung

Wir haben den kompletten Ablauf automatisiert. Die Dokumente aus ELBA werden automatisch eingangsgestempelt, das Sekretariat legt sie dem Prüfingenieur nur noch vor. Ist die Prüfung fertig, gibt der Ingenieur per kurzem Formular die Freigabe, und die Dokumente bekommen automatisch seinen Prüfstempel. Prüfberichte und Pläne laufen dabei getrennt und werden jeweils mit ihrem passenden Stempel versehen.

Der automatisierte Prozess erkennt auf jedem Dokument den besten Platz für den Stempel und legt ihn dort ab, ohne etwas zu überschneiden. Bei Prüfberichten erkennt er sogar die Unterschriftsseite und setzt den Stempel genau auf den Platz des Prüfers. Das Ganze läuft komplett lokal auf dem eigenen Server des Ingenieurbüros.

Das Ergebnis

Ein Paket mit rund 150 Dokumenten wird komplett gestempelt, ohne dass das Sekretariat ein einziges Dokument selbst öffnen muss. Statt Stunden voller ZIP-Öffnen, Stempel-Auswählen und Werte-Eintragen bleibt nur noch ein kurzes Freigabe-Formular für den Prüfstempel.

Der Ablauf läuft seit Ende Juni 2026 produktiv. Die Stempel sitzen konsistent an der richtigen Stelle, ohne die Schwankungen der Handarbeit.

• Pakete mit rund 150 Dokumenten, ohne dass jemand ein Dokument öffnen muss
• Eingangsstempel automatisch, direkt für die Dokumente aus ELBA
• Prüfstempel auf Freigabe: Der Ingenieur füllt nur ein kurzes Formular aus
• Prüfberichte und Pläne laufen getrennt und bekommen ihren passenden Stempel
• Der Prozess findet den besten freien Platz, bei Prüfberichten exakt den Platz des Prüfers auf der Unterschriftsseite
• Läuft komplett lokal auf dem eigenen Server des Büros