Eingangs- und Prüfstempel für ganze Dokumentenpakete, vollautomatisch

Das Problem

Als Prüfingenieurbüro muss Alof & Harzer jedes eingehende Bau-Prüfdokument stempeln: zuerst den Eingangsstempel mit Datum und Prüfnummer, später den Prüfstempel mit der Unterschrift des Prüfingenieurs.

Die Dokumente kommen in Paketen von 100 bis 150 Blatt, mehrfach pro Woche. Bislang setzte das Sekretariat jeden Stempel von Hand, Blatt für Blatt, an die richtige Stelle, inklusive Unterschrift. Monotone, fehleranfällige Arbeit, die sich bei jedem Paket wiederholte.

Die Lösung

Wir haben zwei vollautomatische Abläufe gebaut. Der erste entpackt ein eingehendes Paket automatisch und setzt auf jedes PDF den Eingangsstempel. Der zweite versieht auf Knopfdruck einen ganzen Ordner mit dem Prüfstempel, passend zum Bundesland (NRW, Hessen, Rheinland-Pfalz) und mit der Unterschrift des richtigen Prüfingenieurs, wahlweise auch von zweien nebeneinander.

Ein Vision-Modell erkennt auf jedem Blatt automatisch eine freie Fläche für den Stempel und prüft per Bildanalyse, dass nichts überlappt. Das Ganze läuft auf dem eigenen Server des Büros, inklusive Fehlerbehandlung pro Datei und automatischer Benachrichtigung mit der Prüfnummer im Betreff.

Das Ergebnis

Ein Paket mit 100 bis 150 Dokumenten ist in rund 30 bis 45 Minuten fertig gestempelt, etwa 18 bis 20 Sekunden pro Blatt, ohne dass jemand ein einzelnes Dokument in die Hand nehmen muss. Das Sekretariat legt nur noch das Paket ab oder füllt ein kurzes Formular aus.

Beide Abläufe laufen seit Juli 2026 voll produktiv. Die Stempel sitzen konsistent, ohne die Schwankungen der Handarbeit.

• 100 bis 150 Dokumente pro Paket in rund 30 bis 45 Minuten gestempelt
• Etwa 18 bis 20 Sekunden pro Blatt, statt jedes von Hand zu bearbeiten
• Vision-Modell platziert den Stempel automatisch auf einer freien Fläche
• Bundeslandspezifische Prüfstempel mit Unterschrift, zwei Prüfer kombinierbar
• Läuft auf dem eigenen Server, mit Fehlerbehandlung und Benachrichtigung je Paket